Аудит и оптимизация бизнес-процессов

Как детали работающего механизма, процессы в организациях нуждаются в постоянном контроле, периодической отладке, а иногда нужна и замена изношенных частей – или реорганизация процессов. 

Но чтобы понимать, какие части нуждаются в отладке и замене, нужно управлять процессами осознанно и эффективно. Понимать, как деятельность компании разделяется на компоненты, как они обеспечивают движение к целям, какие есть риски в цепи операций и как ими управлять. 

Нет полной ясности в устройстве процессов – нет эффективного управления компанией. 

Как получить эту ясность? Амивео применяет моделирование бизнес-процессов. 

Что такое моделирование бизнес-процессов

Это подход, при котором все процессы внутри организации описываются в виде схем через элементы: действия, события, данные, материалы: «Если (происходит такое-то событие), то (следуют такие-то действия)». Каждый блок = один этап или действие, соединительные линии в схеме – их последовательность, тут же указываются должности, роли, ответственность и ожидаемые результаты.

В итоге деятельность компании и/или ее элементов наглядно представлена в виде последовательных, логично структурированных цепочек. Это помогает лучше понять, как работает компания сейчас, определить проблемные точки и направления для улучшений.

Когда Амивео зовут моделировать бизнес-процессы

• «Я уже не понимаю, как работает моя компания»: владелец/руководитель не имеет чёткой картины процессов и функциональных цепочек.
• Руководитель не может оперативно получать данные, необходимые для стратегического планирования, либо эти данные неполны и неточны.
• Между подразделениями возникают конфликты, нет слаженной работы, из-за чего снижается качествопродукта и срываются сроки.
• Циклы принятия решений становятся всё длиннее, а процессы – всё хаотичнее.
• Не всегда понятно, в чьей зоне ответственности находится задача, кто должен её решать.
• Нет четкой системы передачи полномочий, нет эффективного контроля.
• Непроизводственные затраты растут, а эффективность управления падает.
• Попытки определить проблемные точки не дают результата.

Как Амивео проводит моделирование бизнес-процессов

1. Приходим к вам на предприятие, погружаемся в производство и операционку. Описываем структуры, функции, регламенты, точки ответственности, должности, роли, границы полномочий. Всё сводим к наглядной блок-схеме «Как есть сейчас».
2. Выявляем операции, которые дублируют друг друга, «подвешенные» и неоптимально устроенные процессы, ошибки, процессы без чётко описанных результатов. Намечаем потребности в изменениях.
3. Строим модель «Как должно быть» – желаемое, оптимальное устройство процессов в компании. Прописываем путь к изменениям через конкретные процедуры со сроками внедрения.
4. Сами последовательно внедряем, тестируем и дорабатываем новую модель, оценивая эффективность работы каждого звена.

Что произойдёт после моделирования бизнес-процессов и внедрения изменений

• Мы найдём способы сделать процессы эффективнее, многие операции будут выполняться быстрее и легче. Обычно производственные расходы снижаются без потери качества продукта.
  
• Улучшается управляемость и контроль на всех уровнях
• Каждый руководитель и сотрудник лучше понимает, как работает система в целом. Это одновременно повышает контролируемость процессов, мотивацию персонала и результаты труда.
  
• Процессы становятся более гибкими, внедрять инновации проще.
• Становится легче определить потребности в найме и формализовать требования к новым сотрудникам.
• Финансовые показатели улучшаются.
• Проще увидеть точки роста и сформулировать стратегию развития.

Результат моделирования на короткой дистанции – отлаженные бизнес-процессы, очищенные от балласта, более эффективные, действенные, быстрые.

В долгосрочной перспективе компания становится более адаптивной, быстрее формулирует новые цели и лучше адаптируется, когда меняются условия бизнес-среды.

Амивео берёт на себя весь цикл бизнес-моделирования, от описания существующих процессов до внедрения и контроля новых. Мы согласуем с заказчиком результат, к которому необходимо прийти, и оплату берём не за советы и не за потраченное время, а за конкретные действия, которые приводят к заданному результату.